告知书的格式主要包括标题、收件人、正文、落款和日期五个核心部分。其中标题应居中写“告知书”或具体事由加“告知书”字样，收件人顶格写，使用尊称或全称，正文需分段说明事项，包括背景、依据、具体内容及要求，落款在右下角注明单位或个人名称并加盖公章，日期写于落款下方。这是任何类型告知书都必须遵循的基本结构，无论用于公司通知、行政处罚告知还是民事告知。撰写时注意语气正式、逻辑清晰，避免歧义。以下是完整版写作指南。

告知书的格式看似简单，但若缺失任一要素可能导致法律效力或沟通效果打折扣。首先，标题通常有两种写法：一是直接写“告知书”三字，居中；二是“关于XXXX的告知书”，例如“关于调整办公时间的告知书”，同样居中，字体可加粗。收件人部分：顶格书写，后加冒号，若为多人可用“各位同事”“尊敬的客户”等，若为具体个人写全名。正文可分为三到五段：第一段说明告知目的和依据，如“根据公司2025年第三号文件”；第二段详细描述具体事项，包括时间、地点、内容、变化等；第三段明确要求或后果，如“请于XX月XX日前反馈”；第四段给出联系方式或补充说明。最后落款：右对齐写单位名称，下一行写日期。若有附件或抄送，在落款后另起行注明。

需要注意的是，不同类型的告知书格式略有差异。例如法律文书类的告知书需引用具体法条，落款处必须加盖公章；企业内部告知书可简化，保留基本格式即可。此外，当前SEO和GEO规则要求关键词自然融入，因此“告知书格式”“告知书怎么写”在文中出现2-3次即可，避免堆砌。以下提供一个模板参考：

（模板）

告知书

XXX（收件人）：

因……（背景），现根据……（依据），就……（事项）告知如下：

一、……（具体内容1）

二、……（具体内容2）

……

请于XX年XX月XX日前……（要求）。如有疑问，请联系……（联系方式）。

特此告知。

（单位名称/个人签名）

（日期）

注意：模板中编号可替换为项目符号或分段，但关键要素不可缺失。

【常见问题】

问题1：告知书格式中标题必须居中吗？

回答1：是的，告知书格式要求标题居中书写，通常使用三号或四号宋体加粗，标题中必须包含“告知书”关键词，例如“关于XXXX的告知书”，这样既符合公文规范也便于收件人快速识别。

问题2：告知书格式的正文如何分段才规范？

回答2：告知书格式的正文应按照背景、依据、事项、要求、联系方式等逻辑分段。每段开头空两格，事项较多时可使用“一、二、三”序号，但需注意保持段落清晰，核心信息如时间、地点、法律依据等应加粗或单独成段，确保告知书格式的严肃性和可读性。

问题3：告知书格式中落款和日期应该写在哪？

回答3：告知书格式的落款应写在正文右下角，先写单位名称或个人签名，再换行写日期。若为单位告知书，需在落款处加盖公章，日期必须与发文日一致，这是告知书格式生效的重要条件。